Договір дорожчий від грошей. Нюанси укладання договору з клінінговою компанією на аутсорсінгове обслуговування об'єкта комерційної нерухомості.

СЕРВІСНА КОМПАНІЯ
«ІНВАЙТ»

Get the best - be the best
Отримай краще - будь кращим

 

Договір дорожчий від грошей. Нюанси укладання договору з клінінговою компанією на аутсорсінгове обслуговування об'єкта комерційної нерухомості.

01 серп. 2016

Сервіс на аутсорсінгу все більш грунтовно входить у життєдіяльність комерційних компаній. Більшість офісів, торгових і бізнес-центрів, розважальних комплексів віддають непрофільні питання функціонування своїх компаній на обслуговування спеціалізованим сервісним компаніям. І свій власний клінінг, охорона або інженерні служби стають швидше винятком, ніж правилом. Переваги такого підходу очевидні: скорочення свого власного штату співробітників, оптимізація оподаткування, можливість компанії зосередитися виключно на профільних напрямках діяльності та розвитку бізнесу, а також, що не маловажно, можливість контролювати виконання поставлених перед підрядником завдань за допомогою всіх нюансів, передбачених у договорі на сервісне обслуговування.

Підписання договору

 

Однак, як же передбачити всі нюанси, які можуть виникнути в ході такої співпраці, як убезпечити себе і свою компанію від різного роду непередбачених ситуацій і неприємностей, на що в першу чергу варто звернути увагу, отримавши для вивчення типовий договір на аутсорсінгове обслуговування. Ці, а також багато інших питань, пов'язаних зі специфікою договірних відносин між двома компаніями в напрямку клінінгу ми все частіше чуємо від представників ринку комерційної нерухомості. Раніше на одній із профільних конференцій ми вже розповідали про всі тонкощі складання кошторису. Тепер же із задоволенням готові поділиться своїм досвідом і напрацюваннями в питаннях грамотного складання договорів на обслуговування, закцентувавши увагу на самих основних моментах.

Збільшувальне скло і документи

І так, Ви отримали від клінінгової компанії типовий договір на сервісне обслуговування. В першу чергу, варто подбати про те, щоб компанія, яку Ви розглядаєте як потенційного підрядника, перед відправкою Вам договору була ознайомлена з технічним завданням, складеним на підставі вимог, пов'язаних зі специфікою Вашої компанії або об'єкта. Технічне завдання в даному випадку, має бути невід'ємною частиною договору на обслуговування. У ньому детально варто описати такі нюанси:

  1. Перелік робіт, який необхідно буде виконувати (якщо об'єкт великий і має на увазі великий людинопотік або цілодобову роботу, окремо опишіть необхідні послуги в денний час і окремо в нічний).
  2. Усі обсяги і графіки робіт (в разі потреби окремо в розрізі денних і нічних змін, включаючи персоналізований функціонал для різних категорій працівників: сервісний персонал, адміністратори і т.ін.
  3. Кількість, вид і характеристика техніки, яка повинна бути задіяною на об'єкті постійно.
  4. Обов'язково зверніть увагу на те, чи включає сума контракту витрати на сміттєві пакети та інші витратні матеріали (рушники, рідке мило, освіжувачі повітря і т.ін.). Якщо сума контракту включає ці матеріали, необхідно в обов'язковому порядку вимагати від клінінгової компанії чіткого зазначення кількості кожної із позицій, а також визначити вимоги до матеріалу (вид, ТМ, інші характеристики: кількість шарів паперу, її колір, матеріал і т.ін.).
  5. Дуже важливим моментом договору є наявність або відсутність забезпечення компанією-підрядником диспенсерами для туалетних кімнат.
  6. Не менш важливе питання - чи входить до суми контракту брудозахисні системи на вхідних групах.
  7. Описаний детальний перелік необхідних спеціалізованих або сезонних робіт також не буде зайвим в основному договорі. Зверніть увагу на те, щоб у документі було враховано суми на мийку фасаду, (якщо такі послуги для Вас актуальні), а також їхню періодичність.
  8. Чи входить до суми контракту вивезення снігу, листя і т.ін. і в якому обсязі.

печать на документах

Наступним дуже важливим пунктом грамотно складеного договору на обслуговування є основна юридична відповідальність клінінгової компанії. Пам'ятайте:

  1. За дотримання норм трудового законодавства по відношенню до сервісних співробітникам несе виключно клінінгова компанія.

  2. За використання технічно справної техніки та сертифікованої хімії відповідальність несе виключно клінінгова компанія.

  3. За дії своїх співробітників перед Вами як безпосереднім Замовником, так і перед третіми особами, які перебувають на території Замовника, несе виключно клінінгова компанія.

  4. За дотримання своїми співробітниками норм і правил охорони праці та пожежної безпеки відповідальний також підрядник.

  5. У разі, якщо на об'єкті є обладнання, інвентар або інші матеріали, що використовуються в роботі клінінгової компанії, а право власності на них належить Вам як Замовнику, то в договорі обов'язково потрібно вказати перелік цих матеріалів. Крім того, варто в документі вказувати і список товарів і техніки, який завозить на об'єкт клінінгова компанія. По закінченню терміну дії договору або при його розірванні, вивезення матеріалів повинен здійснюватися виключно за даними із затвердженим переліком.

  6. У разі, якщо клінінгова компанія планує залучати до надання послуг субпідрядні організації, то повну відповідальність за дії і результат цих дій повинна нести клінінгова компанія.

Окремим розділом договору також повинні стати основні заборони. Вони можуть формуватися, виходячи зі специфіки Вашого об'єкту, матеріалів, використовуваних в його обробці і декоруванні і т.ін.

У більшій частині заборони описуються в розрізі притримування норм безпеки. Так, при прибиранні приміщень варто заборонити застосування легкозаймистих рідин (бензину, гасу та ін.). Також під час виконання зобов'язань клінінгової компанією варто заборонити протирання вологою ганчіркою електричних розеток і пристроїв, що перебувають під напругою. Адже не описані ці випадки, а також можливі інші, можуть стати причиною неприємних юридичних прецедентів. Крім того, в цей розділ заборон можна включити заборони на використання агресивних хімічних засобів, невідповідного інвентаря або техніки, посилаючись на характеристики матеріалів, які будуть оброблятися сервісним персоналом під час обслуговування.

Важливими пунктами договору будуть також опис усіх комунікаційних процесів між сторонами договору. Грамотно складений договір однозначно буде включати в себе пункт, який передбачає зобов'язання Виконавця попереджати Замовника про виявлення можливих несприятливих наслідків, які можуть виникнути в процесі надання послуг і призупинити їхнє надання до отримання відповідних указівок Замовника.

Чим детальніше і ретельніше Ви підійдете до цього розділу договору, тим менше несподіванок чекатиме Вас під час його виконання.

Окремо хочемо зупинитися на моментах, що стосуються різних дозвільних питань, ліцензій, інших документів, в тому числі страхових, а також питань контролю якості, виконуваних Виконавцем на об'єкті робіт.

Тут, як приклад, можна врахувати такі норми:

  1. Якщо компанія повинна виконувати роботи, під час яких співробітник перебуває на висоті 1,3 м і вище від поверхні землі, то необхідно запросити копію дозволу на виконання даних робіт.

  2. Додатковою угодою до договору потрібно докласти чек-лист (лист-контролю) по об'єкту, згідно з яким Замовник буде проводити контроль якості робіт.

  3. Під час підготовки договору поцікавтеся у свого потенційного підрядника, чи є у нього страховка його професійної діяльності. При цьому, дуже важливо проконтролювати, чи поширюється страховка компанії-підрядника саме на Ваш об'єкт. Вимога про наявність такого страхування також можна передбачити в основному договорі.

Звичайно ж договір на обслуговування - це не односторонній документ, що містить в собі вимоги, права і зобов'язання тільки клінінгової компанії. Ви як Замовник також повинні будете мати ряд зобов'язань перед своїм підрядником. Крім стандартних пунктів, в яких описуються деталі оплати послуг клініновой компанії, періодичність, терміни і т.ін. в договорі, швидше за все, буде вказано наступні вимоги:

  1. Замовник зі свого боку повинен забезпечити клінінгову компанію технічними приміщеннями, де персонал зможе переодягатися, їсти, зберігати інвентар, техніку та інші матеріали для роботи.
  2. Замовник зобов'язаний буде забезпечити безперешкодний доступ на об'єкт співробітників клінінгової компанії. Якщо, виходячи зі специфіки об'єкта, для цього знадобляться проходження спеціальних погоджувальних процедур, описати деталі цих процесів.
  3. Замовник повинен дати можливість на час проведення робіт користуватися електроенергією, водою, каналізацією, стоками. Договором має бути регламентовано безоплатна або оплатна умова використання даними ресурсами для клінінгової компанії.

Коментарі на полях документа

Як бачимо, договір на клінінгове обслуговування об'єктів вимагає особливо ретельного опрацювання і зваженого підходу. Зі свого досвіду зазначимо, що підготовка і узгодження документа, за яким Ви будете працювати з підрядником протягом тривалого періоду (частіше від року і більше) не повинні проходити в поспіху і поспішно. У деяких компаніях договору з аутсорсінговими компаніями проходять складну багатоетапну процедуру узгодження і займають за термінами від одного місяця до півроку і більше. Це нормальна практика для великих компаній і підприємств і до цього треба бути готовим.

Головне в цьому питанні для Вас як Замовника, врахувати всі можливі і теоретично передбачувані нюанси, як з технічної точки зору, так і з точки зору побудови ефективних комунікацій між Вами і Вашим підрядником. Грамотно складений договір допоможе Вам зберегти свій час, нерви і гроші.

  • Головна
  • Договір дорожчий від грошей. Нюанси укладання договору з клінінговою компанією на аутсорсінгове обслуговування об'єкта комерційної нерухомості.
InWhite Solutions