Договор дороже денег. Нюансы заключения контракта с клининговой компанией на аутсорсинговое обслуживание объекта коммерческой недвижимости.

СЕРВИСНАЯ КОМПАНИЯ
«ИНВАЙТ»

Get the best - be the best
Получи лучшее - будь лучшим

 

Договор дороже денег. Нюансы заключения контракта с клининговой компанией на аутсорсинговое обслуживание объекта коммерческой недвижимости.

01 авг 2016

Сервис на аутсорсинге все более основательно входит в жизнедеятельность коммерческих компаний. Большинство офисов, торговых и бизнес-центров, развлекательных комплексов отдают непрофильные вопросы функционирования своих компаний на обслуживание специализированным сервисным компаниям. И свой собственный клининг, охрана или инженерные службы становятся скорее исключением, нежели правилом. Преимущества такого подхода очевидны: сокращение своего собственного штата сотрудников, оптимизация налогообложения, возможность компании сосредоточиться исключительно на профильных направлениях деятельности и развитии бизнеса, а также, что не маловажно, возможность контролировать выполнение поставленных перед подрядчиком задач с помощью всех нюансов, предусмотренных в договоре на сервисное обслуживание.

Подписание договора

Однако, как же предусмотреть все нюансы, которые могут возникнуть в ходе такого сотрудничества, как обезопасить себя и свою компанию от различного рода непредвиденных ситуаций и неприятностей, на что в первую очередь стоит обратить внимание, получив для изучения типовой договор на аутсорсинговое обслуживание. Эти, а также многие другие вопросы, связанные со спецификой договорных отношений между двумя компаниями в направлении клининга мы все чаще слышим от представителей рынка коммерческой недвижимости. Ранее на одной из профильных конференций мы уже рассказывали о всех тонкостях составления сметы. Теперь же с удовольствием готовы поделится своим опытом и наработками в вопросах грамотного составления договоров на обслуживание, сакцентировав внимание на самых основных моментах.

Увеличительное стекло и документы

И так, Вы получили от клининговой компании типовой договор на сервисное обслуживание. В первую очередь, стоит позаботиться о том, чтобы компания, которую Вы рассматриваете в качестве потенциального подрядчика, перед отправкой Вам договора была ознакомлена с техническим заданием, составленным на основании требований, связанных со спецификой Вашей компании или объекта. Техническое задание в данном случае, должно быть неотъемлемой частью договора на обслуживание. В нем детально стоит описать следующие нюансы:

  1. Перечень работ, который необходимо будет выполнять (если объект крупный и подразумевает большой человекопоток или круглосуточную работу, отдельно опишите требуемые услуги в дневное время и отдельно в ночное).
  2. Все объемы и графики работ (в случае необходимости отдельно в разрезе дневных и ночных смен, включая персонализированный функционал для различных категорий сотрудников: сервисный персонал, администраторы и т.д.
  3. Количество, вид и характеристика техники, которая должна быть задействована на объекте постоянно.
  4. Обязательно обратите внимание на то, включает ли сумма контракта затраты на мусорные пакеты и другие расходные материалы (полотенца, жидкое мыло, освежители воздуха и т.д.). Если сумма контракта включает эти материалы, необходимо в обязательном порядке требовать от клининговой компании четкого указания количества каждой из позиций, а также определить требования к материалу (вид, ТМ, другие характеристики: количество слоев бумаги, ее цвет, материал и т.д.).
  5. Очень важным моментом договора является наличие или отсутствие обеспечения компанией-подрядчиком диспенсерами для туалетных комнат.
  6. Не менее важный вопрос - входит ли в сумму контракта грязезащитная система на входных группах.
  7. Описанный детальный перечень требуемых специализированных или сезонных работ также не будет лишним в основном договоре. Обратите внимание на то, чтобы в документе были учтены суммы на мойку фасада, (если таковые услуги для Вас актуальны), а также их периодичность.
  8. Входит ли в сумму контракта вывоз снега, листьев и т.д. и в каком объеме.

печать на документах

Следующим очень важным пунктом грамотно составленного договора на обслуживание является основная юридическая ответственность клининговой компании. Помните:

  1. За соблюдение норм трудового законодательства по отношению к сервисным сотрудникам несет исключительно клининговая компания.
  2. За использование технически исправной техники и сертифицированной химии ответственность несет исключительно клининговая компания.
  3. За действия своих сотрудников перед Вами как непосредственным Заказчиком, так и перед третьими лицами, находящимися на территории Заказчика, несет исключительно клининговая компания.
  4. За соблюдение своими сотрудниками норм и правил охраны труда и пожарной безопасности ответственный также подрядчик.
  5. В случае, если на объекте есть оборудование, инвентарь или другие материалы, используемые в работе клининговой компании, а право собственности на них принадлежит Вам как Заказчику, то в договоре обязательно нужно указать перечень этих материалов. Кроме того, стоит в документе указывать и список товаров и техники, который завозит на объект клининговая компания. По окончанию срока действия договора или при его расторжении, вывоз материалов должен осуществляться исключительно по данному утвержденному перечню.
  6. В случае, если клининговая компания планирует привлекать к оказанию услуг субподрядные организации, то полную ответственность за действия и результат этих действий должна нести клининговая компания.

Отдельным разделом договора также должны стать основные запреты. Они могут формироваться, исходя из специфики Вашего объекта, материалов, используемых в его отделке и декорировании и т.д.

В большей части запреты описываются в разрезе придерживания норм безопасности. Так, при уборке помещений стоит запретить применение легковоспламеняющихся жидкостей (бензина, керосина и др.). Также в ходе выполнения обязательств клининговой компанией стоит запретить протирать влажной ветошью электрические розетки и устройства, находящиеся под напряжением. Не описанные эти случаи, а также возможные другие, могут стать причиной неприятных юридических прецедентов. Кроме того, в этот раздел запретов можно включить запреты на использование агрессивных химических средств, неподходящего инвентаря или техники, ссылаясь на характеристики материалов, которые будут обрабатываться сервисным персоналом в ходе обслуживания.

Важными пунктами договора будут также описание всех коммуникационных процессов между сторонами договора. Грамотно составленный договор однозначно будет включать в себя пункт, предусматривающий обязательство Исполнителя предупреждать Заказчика об обнаружении возможных неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в процессе оказания услуг и приостановить их оказание до получения соответствующих указаний Заказчика.

Чем детальнее и скрупулезнее Вы подойдете к этому разделу договора, тем меньше неожиданностей Вас будет ждать в ходе его выполнения.

Отдельно хотим остановиться на моментах, касающихся различных разрешительных вопросов, лицензий, других документов, в том числе страховых, а также вопросов контроля качества, выполняемых Исполнителем на объекте работ.

Здесь как пример, можно учесть такие нормы:

  1. Если компания должна выполнять работы, во время которых сотрудник находится на высоте 1,3м. и выше от поверхности земли, то необходимо запросить копию разрешения на выполнение данных работ.
  2. Дополнительным соглашением к договору нужно приложить чек-лист (лист-контроля) по объекту, согласно которого Заказчик будет проводить контроль качества работ.
  3. В ходе подготовки договора поинтересуйтесь у своего потенциального подрядчика, есть ли у него страховка его профессиональной деятельности. При этом, очень важно проконтролировать, распространяется ли страховка компании-подрядчика именно на Ваш объект. Требование о наличие такого страхования также можно предусмотреть в основном договоре.

Конечно же договор на обслуживание – это не односторонний документ, содержащий в себе требования, права и обязательства только клининговой компании. Вы как Заказчик также должны будете иметь ряд обязательств перед своим подрядчиком. Кроме стандартных пунктов, в которых описываются детали оплаты услуг клининовой компании, периодичность, сроки и т.д. в договоре скорее всего будут указаны следующие требования:

  1. Заказчик со своей стороны должен обеспечить клининговую компанию техническими помещениями, где персонал сможет переодеваться, кушать, хранить инвентарь, технику и другие материалы для работы.
  2. Заказчик обязан будет обеспечить беспрепятственный доступ на объект сотрудников клининговой компании. Если, исходя из специфики объекта, для этого понадобятся прохождение специальных согласовательных процедур, описать детали эти процессов.
  3. Заказчик должен дать возможность на время проведения работ пользоваться электроэнергией, водой, канализацией, стоками. Договором должно быть регламентировано безоплатное или оплатное условие использования данными ресурсами для клининговой компании.

Коментарии на полях документа

Как видим, договор на клининговое обслуживание объектов требует особо тщательной проработки и взвешенного подхода. Из своего опыта отметим, что подготовка и согласование документа, по которому Вы будете работать с подрядчиком в течение длительного периода (чаще от года и больше) не должны проходить в спешке и скоропалительно. В некоторых компаниях договора с аутсорсинговыми компаниями проходят сложную многоэтапную процедуру согласования и занимают по срокам от одного месяца до полугода и больше. Это нормальная практика для крупных компаний и предприятий и к этому надо быть готовым.

Главное в этом вопросе для Вас как Заказчика, учесть все возможные и теоретически предполагаемые нюансы как с технической точки зрения, так и с точки зрения построений эффективных коммуникаций между Вами и Вашим подрядчиком. Грамотно составленный договор поможет Вам сохранить свое время, нервы и деньги.

  • Главная
  • Блог
  • Договор дороже денег. Нюансы заключения контракта с клининговой компанией на аутсорсинговое обслуживание объекта коммерческой недвижимости.
InWhite Solutions