Система 5С: Упорядочивай свое рабочее пространство - становись эффективнее!

СЕРВИСНАЯ КОМПАНИЯ
«ИНВАЙТ»

Get the best - be the best
Получи лучшее - будь лучшим

 

Система 5С: Упорядочивай свое рабочее пространство - становись эффективнее!

11 апр 2019

Сегодня только ленивый не говорит об оптимизации: процессов, производства, затрат трудовых ресурсов и т.д. В отечественной сфере фасилити на данный момент просто "ренессанс оптимизации". Сервисная компания «ИНВАЙТ» давно работает в этом направлении ищет варианты сделать услугу для клиента качественнее, а свою работу на объектах эффективнее. В свое время сделали ставку на инновации и внедрении их в Украине. И, надо сказать, не ошиблись, более того, внедрение новинок будет продолжаться. Однако, на ряду с инновациями, как показал опыт, необходимо в нынешнее время сосредоточится на внутренних процессах, становиться техничнее, еще более полезными для своего клиента, помогать ему оптимизировать затраты.

В данном контексте самый дорогой во всех смыслах ресурс - время. «Подчинив» его себе, мы сможем выйти на новый уровень эффективности. Сделать длиннее рабочие смены на объектах мы не можем, а вот выполнять за одну рабочую смену больше работы – очень даже реально. При этом, дополнительно нагружать и изнурять физически никто никого не собирается. Есть четкие требования к распорядку работы сотрудников, охрана труда и т.д. Поэтому мы разгрузили клинеров от рутинных ежедневных поисков инвентаря, расходников и т.д. При этом, мы не вводим в штат новые штатные единицы, а систематизировали все свои процессы согласно постулатам системы 5S.

Мы начинаем масштабный проект системных преобразований своего рабочего пространства на объектах.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

  • 70% - эффективна работа;
  • 13% - поиск чего-либо;
  • 10% - ожидание;
  • 7% - другие причины.
Распределение рабочего времени

* Данные проведенных исследований McKinsey

Кроме того, что время, которое сотрудник тратит на поиск чего-либо, не только не эффективно используется, так еще за это время сотрудник устает больше, потому что результата нет. При этом, данные неэффективные затраты времени заказчик оплачивает.

Чтобы исключить нерациональное использование рабочего времени в сменах, тем самым минимизировать нерациональные денежные затраты заказчика, все свои процессы компания «ИНВАЙТ» стандартизирует, согласно постулатам системы 5С.

СИСТЕМА 5С - система организации рабочего пространства, обеспечивающая эффективное и безопасное выполнение работ.

СИСТЕМА 5С - система организации рабочего пространства, обеспечивающая эффективное и безопасное выполнение работ.

Стоит отметить, что, исходя из специфики работы компаний клинингового направления, можно классифицировать отдельные типы потерь из-за нерационального использования рабочего времени.

ТИПЫ ПОТЕРЬ

СИСТЕМА 5S - Время=деньги

Время=деньги.

13% времени рабочих смен сотрудники тратят на поиски чего-либо ежедневно. За это время заказчик платит деньги.

Лишние запасы=деньги

Регулярный заказ ненужного приводит к лишним затратами. Недостаток необходимого приводит к потерям времени и денег. В захламленном складе или бытовке сложно определить наличие или отсутствие нужных материалов, что может привести к проблеме с формированием заявок на поставки: заказ лишнего или недозаказ необходимого. При этом, на то, чтобы определить в захламленном помещении необходимые позиции для заказа, администратор, курирующий работу сервисного персонала обслуживающей компании на объекте, также тратит больше времени. Эти затраты также являются неэффективными и в конечном итоге выливаются в затраты заказчика.

Ненужные запасы требуют дополнительного места хранения;

Длительное хранение запасов может привести к их порче и мешает работе на данный момент. Очень часто наблюдаются ситуации, когда в ограниченном пространстве бытовки приходится ставить материалы друг на друга: бутылки с химией на пады, микрофибру, мочалки и т.д. При этом, под тяжестью установленных сверху предметов пады или щетки прогибаются, прессуются, приходят в негодность.

Внедрение системы 5С дает возможность найти решения по всем типам потерь. Так, к примеру, одной из довольно распространенных проблем являются излишние поставки химии, расходных материалов и т.д. Применение постулатов системы 5С в данном случае позволит найти решение, оптимизирующее процесс поставок.

Проблема: лишние движения, поиск

РЕШЕНИЕ

  • Стандартизация работы;
  • Повышение квалификации рабочих.

Проблема: ненужная транспортировка

РЕШЕНИЕ

  • Оптимизация расположения техники, химии, инвентаря;
  • Сокращение частоты поставок

Проблема: излишние/недостающие запасы

РЕШЕНИЕ

  • Увеличение/уменьшение партий поставок;
  • Сокращение/увеличение частоты поставок

Проблема: ожидание

РЕШЕНИЕ

  • Правильное расположение техники;
  • Контроль техсостояния техники, инвентаря

Если в данном контексте говорить об ожидании с точки зрения простоев техники, то чтобы упредить такие ситуации были разработаны следующие мероприятия:

  • обучение сервисного персонала (клинеров), администраторов, специалистов техслужб (механиков) основным принципам системы 5С;
  • сортировка и приведение в порядок всей техники;
  • выполнение всех необходимых регламентных работы по обслуживанию техники;
  • разработка и оформление карт технического обслуживания оборудования и размещение их на рабочих местах;
  • выполнение всех необходимых работ в строгом соответствии с картами технического обслуживания;
  • мониторинг работы оборудования с фиксацией всех случаев остановки (простоя) каждой единицы техники, с обязательным указанием достоверной причины остановки;
  • анализ полученной информации и формулировка соответствующих выводов и рекомендаций.

Проблема: нарушение технологий

РЕШЕНИЕ

  • Система контроля качества;
  • TQM (total quality management)

КЛЮЧЕВЫЕ ПРИНЦИПЫ И ВЫГОДЫ. ДЕТАЛИ.

Ключевые принципы и выгоды. Детали

СОРТИРУЙ. УДАЛЕНИЕ НЕНУЖНОГО

ЦЕЛЬ

Освободить пространство от ненужных предметов. Ненужные предметы ведут к потере пространства, времени и денег.

ЗАДАЧА

Классификация предметов, на степени их необходимости на рабочих местах.

ВЫГОДЫ

  • Увеличение срока эксплуатации инвентаря и расходных материалов;
  • Уменьшение затрат на закупку химии, инвентаря, расходных материалов;
  • Сокращение занимаемых площадей для их более эффективного использования, чем хранение неиспользуемых вещей.

СОБЛЮДЕНИЕ ПОРЯДКА. КАЖДАЯ ВЕЩЬ НА СВОЕМ МЕСТЕ.

Соблюдение порядка. каждая вещь на своем месте

ЦЕЛЬ

  • Рационально разместить предметы. Обеспечить надежный и безопасный доступ к инструменту. Сделать визуализацию (маркировку), так чтобы брать и класть предметы на место, было легко.

ЗАДАЧА

  • Стандартизировать работу (расположение предметов, ранспортировку изделий, хранение запасов, обслуживание клиентов).

ПРАВИЛА

  • Определение запаса каждого вида необходимых предметов (количество, перечень);
  • Определены емкости и места для хранения запасов (обозначены стикерами, бирками, кодировка формой и цветом). Подготовлены лотки и другие емкости для хранения. Все простикеровано, кодировано, маркировано;
  • Обеспечен свободный доступ к часто используемым предметам;
  • Размещение предметов обеспечивает быстроту, легкость доступа к ним и свободу их перемещения;
  • Соблюдены все меры безопасности. Тяжелые вещи, техника, инвентарь должна располагаться ниже легких вещей;
  • Хранение должно обеспечивать защиту от грязи, пыли, образования ржавчины. Для исключения загрязнения применять крышки, дверцы, чехлы.

ВАЖНО! У КАЖДОГО СОТРУДНИКА ДОЛЖНА БЫТЬ ВОЗМОЖНОСТЬ НАЙТИ НЕОБХОДИМОЕ В ТЕЧЕНИЕ 30 СЕКУНД!

ВЫГОДЫ

Рациональное размещение = Рациональное использование рабочего времени

Главная составляющая стоимости любой услуги – заработная плата сотрудника.

Уровень заработной платы зависит от:

  • количества отработанных смен,
  • количества рабочих часов в смене,
  • уровня квалификации сотрудника и т.д.

Рациональное использование рабочего времени увеличивает эффективность работы и прямо влияет на качество предоставляемых услуг.

Чем больше сотрудник тратит времени на поиски или преодоление больших расстояний, тем больше он устает, и тем меньше продуктивность его работы.

ВО СКОЛЬКО ОБХОДИТСЯ 13% РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ДЛЯ ЕЖЕДНЕВНОГО ПОИСКА ЧЕГО-ЛИБО В МЕСЯЦ?

Для расчета используем средние показатели количества сотрудников на объекте, их заработных плат, количества рабочих смен в разрезе месяца, продолжительность рабочих смен.

  • 10 сотрудников на объекте;
  • средняя ЗП 4 500 грн/мес;
  • 15,5 рабочих смен в месяц на каждого сотрудника;
  • 11 часов – длительность рабочей смены
  • 13% времени – 85,8 минут/за смену

4500/15,5/ 660 мин * 15,5 * 85,8 * 10 = 5850 грн в месяц.

Это целая зарплата специального человека – «искателя» :)

СОДЕРЖАНИЕ В ЧИСТОТЕ. РАБОЧЕЕ МЕСТО КОМФОРТНОЕ И БЕЗОПАСНОЕ

Содержание в чистоте. Рабочее место комфортное и безопасное

ЦЕЛЬ

Содержание рабочих помещений в полной чистоте. Устранение неисправностей для поддержания комфортных и безопасных рабочих мест.

ЗАДАЧА

Регулярная проверка своего рабочего места для поддержания порядка; Проверка исправности оборудования, техники инвентаря.

Привлечение к устранению неполадок соответствующих служб.

ВАЖНО! В ДАННОМ КОНТЕКСТЕ УБОРКА – ЭТО НЕ ТОЛЬКО ПОДДЕРЖАНИЕ ПОРЯДКА И ЧИСТОТЫ, НО И ПРОВЕРКА ИСПРАВНОСТИ РАБОЧИХ, ИНВЕНТАРЯ, ОБОРУДОВАНИЯ!

Данный постулат давно и успешно используется на всех объектах, обслуживаемых нашей компанией. Так, существует четкая процедура приема-передачи смен, которая среди прочего предусматривает процесс передачи информации о состоянии техники, инвентаря и т.д. Эти данные, в свою очередь, формируются на основании информации, полученной после последнего эпизода использования той или иной единицы техники или инвентаря за предыдущую смену. После использования, следуя четким требованиям, ответственный сотрудник должен привести в опрятный вид технику, инвентарь. Во время приведения в порядок, производится осмотр внешнего вида, основных технических узлов техники, состояние аккумулятора, электропровода, сливного шланга, всасывающей балки и т.д. Если нарушений или замечаний не обнаружено – соответствующая запись вноситься в журнал приема-передачи смен. Если же выявлены проблемы или замечания, об этом информируется техническая служба компании, отвечающая за ремонт и обслуживание техники, и по определенной процедуре запускается процесс ремонта и замены техники.

ВЫГОДА

  • Поддержание чистоты и порядка в перспективе сокращают частоту и количество поломок из-за ненадлежащего ухода, как за инвентарем, так и техникой.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ. СОЗДАНИЕ СТАНДАРТОВ РАБОЧЕГО МЕСТА, ОПЕРАЦИЙ

ЦЕЛЬ

Зафиксировать достижения и предотвратить откат к предыдущей ситуации, когда рабочие места постепенно будут приходить в состояние хаоса.

ЗАДАЧА

Самые эффективные решения, найденные в ходе предыдущих шагов необходимо закрепить стандартом рабочего места. Разработать оптимальные приемы работы, обслуживания оборудования и техники с использованием визуального контроля.

ВАЖНО! СТАНДАРТИЗАЦИЯ – ЭТО ПРЕВРАЩЕНИЕ ПРОЦЕДУР СОРТИРОВКИ И РАЦИОНАЛЬНОГО РАЗМЕЩЕНИЯ ПРЕДМЕТОВ И УБОРКИ В ПРИВЫЧКУ!

ВЫГОДА

  • Сокращение текучки персонала за счет быстрой адаптации на объекте, и быстрого изучения процессов работы, согласно технологическим картам.
  • Облегчение выявления проблем и оперативное их исправление;
  • Поддержание стабильно высокого уровня качества;
  • Обеспечение безопасности проводимых работ.

ПРИМЕРЫ

  • Информационный стенд;
  • Прописание норм, единых стандартов и правил для каждого объекта;
  • Указания, где должны находиться те или иные предметы;
  • Знаки обозначения оборудования, маркировка, стикерование;
  • Предостережения и оперативные напоминания;
  • Проведение обучения, краткие инструкции, памятки, схемы;
  • Определение ответственности за соблюдение правил и норм для каждого сотрудника компании на объекте.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ. СОХРАНЕНИЕ ДОСТИГНУТОГО, КОНТРОЛЬ

Совершенствование. Сохранение достигнутого, контроль

ЦЕЛЬ

Поддержание выполнения установленных процедур первых четырех этапов – 4С, чтобы предотвратить откат результата назад.

ЗАДАЧА

Обеспечить условия для возникновения желания совершенствовать результаты. Обеспечить условия, при которых поддержание порядка и дисциплины сулят бОльше выгоды, нежели их отсутствие.

МЕТОДЫ

  • Самооценка, оценка руководителем, регулярное проведение аудитов, в том числе и на предмет соответствия системе 5S. Данный пункт может на постоянной основе быть подконтрольный не только представителями нашей компании, но и со стороны заказчика;
  • Оформление информационной доски плакатами с описанием этапов внедрения системы, лозунгов, требований, мотивационными картинками «до» и «после»;
  • Рассылки с информированием о ходе внедрения и результатами;
  • Обмен опытом между объектами;

Мотивація. Проведення конкурсів, регулярне визначення кращих, застосування різних способів мотивації (Дипломи, грошові винагороди і т.і.).

Стоит отметить, что большинство из перечисленных выше мероприятий и стандартов, в рамках всех рабочих процессов наша компания давно и успешно использует. Остальные постулаты, внедряемые на данный момент, призваны для того, чтобы систематизировать процессы, синхронизировать все внутренние бизнес процессы и требования заказчика, и, в конечном итоге, свести в единый комплекс стандартов, правил и требований, четкое следование которым на всех этапах будет гарантировать эффективное использование рабочего времени нашими сотрудниками на обслуживаемых нами объектах.

Среди используемых нами стандартов, которые также предусмотрены и системой 5С:

ТРЕБОВАНИЯ ПО КОМПЛЕКТАЦИИ ТЕЛЕЖКИ

Фото 1 Требования по комплектации тележки
Фото 2 Требования по комплектации тележки

Сами разработчики и производители тележек для уборки позаботились о том, чтобы все необходимое для выполнения работы клинера, было у него под рукой, а все выполняемы работы с помощью тележки не требовали дополнительных усилий. Эргономика и наполнение тележки предусмотрены таким образом, чтобы работа клинера была как можно эффективнее.

Тележка обязательно состоит из:

  • Чехла для мусорного пакета и крышки;
  • Ведер и системы отжима.
  • Систем для сухой и влажной уборки.
  • Если это система предварительного замачивания – тележка комплектуется емкостями для чистых предварительно замоченных мопов и грязных использованных мопов. При этом, емкости соответственно промаркированы (синие, красные обозначения)

Тележка должна быть укомплектована:

  • Растворами химии необходимой для уборки, дезинфицирующими средствами, освежителями воздуха, мылом. ВАЖНО!! Все растворы должны быть исключительно в оригинальной таре. Микрофибрами, губками, ветошью.
  • Мусорными пакетами, туалетной бумагой, салфетками.
  • Информационными табличками «Извините, идет уборка»;
  • Средствами защиты (перчатки).

ВАЖНО! ВЕСЬ ПЕРЕЧЕНЬ УБОРОЧНОГО ИНВЕНТАРЯ, ЕМКОСТЕЙ ДЛЯ ХИМИИ И Т.Д. ДОЛЖНЫ БЫТЬ В ЧИСТОМ И ОПРЯТНОМ ВИДЕ.

ФОРМА. ТРЕБОВАНИЯ К ВНЕШНЕМУ ВИДУ СОТРУДНИКОВ

Форма. Требования к внешнему виду сотрудников

Все элементы формы должны быть чистыми, выглаженными, иметь опрятный вид;

  • Обязательное наличие бейджей;
  • Пуговицы, молнии должны быть в наличии и исправными;
  • Обувь должна быть закрытой, удобной, в опрятном состоянии;
  • Комплектация формы должна соответствовать принятым стандартам компании;
  • Обязательное наличие средств защиты (перчатки).

ВАЖНО!

  • Все элементы формы разработаны с учетом гигиенических и эстетических требований, без лишних деталей (карманов и т.д.);
  • Дополнительное наличие карманов предусмотрено в отдельных элементах формы (фартуки).
  • При этом, для упрощения процессов обслуживания наличие фартуков предусмотрено только у персонала, с определенным функционалом (если обслуживаемая зона не предусматривает уборку с помощью тележек; при оперативном устранении непредвиденных ситуаций, персонала, предоставляющего услуги по уходу за растениями).

МАРШРУТНЫЕ ЛИСТЫ

Рабочим пространством для клинеров на объекте является не только место хранения запасов, технические помещения, но и непосредственно торговые залы или общие зоны бизнес-центров, офисов и т.д. со всеми обслуживаемыми зонами.

Чтобы оптимизировать временные затраты на процесс обслуживания всего объекта, для каждого сотрудника разработаны маршрутные листы с перечнем:

  • Зон ответственности каждого клинера;
  • Перечня необходимых действий;
  • Тайминга и частоты обслуживания вверенных ему зон;
  • Последовательности обслуживания;
  • Химических средств, техники, инвентаря для различных зон.

ВАЖНО! ВСЯ ИНФОРМАЦИЯ В МАРШРУТНЫХ ЛИСТАХ МАКСИМАЛЬНО ВИЗУАЛИЗИРОВАНА, С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ДАННЫХ ЗОН ОБСЛУЖИВАНИЯ. ТАКОЙ ПОДХОД ЯВЛЯЕТСЯ НЕЗАМЕНИМЫМ ДЛЯ МАКСИМАЛЬНО ОПЕРАТИВНОЙ АДАПТАЦИИ СОТРУДНИКОВ НА ОБЪЕКТЕ.

ИНФОСТЕНДЫ

Foto1 Инфостенды
Foto 2 Инфостенды

Стандартизация уголка Сервисного сотрудника:

  • Комплектация тележки по стандартам Компании;
  • Правила приема-передачи смен;
  • Внешний вид сервисного сотрудника;
  • График смен и обеденных перерывов;
  • Порядок на рабочем месте;
  • Информация о Горячей линии для сотрудников;

В ближайшее время стенды будут дополнены информацией по системе 5С.

МАРКИРОВКА

Маркировка

  • С целью защиты от перекрестного загрязнения, а также обеспечения требований гигиены, инвентарь, емкости для хранений и расходные материалы соответственно маркируются с помощью цветовой кодировки, согласно перечню зон использования инвентаря:
  • Зоны фудкортов: столы, полы и т.д.
  • Санитарные зоны: умывальники, унитазы и т.д.
  • Общие зоны: мебель, полы, стены и т.д.
  • Детские и развлекательные зоны;
  • Административные помещения, офисы: столы, полы, санитарные зоны, вертикальные поверхности, стекла и т.д.

ВАЖНО! ХРАНЕНИЕ РАСХОДНЫХ МАТЕРИАЛОВ И ИНВЕНТАРЯ С СООТВЕСТВУЮЩЕЙ ЦВЕТОВОЙ КОДИФИКАЦИЕЙ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ПО ОТДЕЛЬНОСТИ. ДЛЯ КАЖДОЙ ПОЗИЦИИ ВЫДЕЛЕНО ОТДЕЛЬНОЕ МЕСТО ИЛИ ЕМКОСТЬ. ВСЕ СООТВЕСТВЕННО ПРОСТИКЕРОВАНО.

В целом для наведения порядка на рабочих местах и внедрения системы 5S необходимо проведение следующих мероприятий:

  • краткосрочное обучение сервисного персонала (клинеров), администраторов, операционных менеджеров, посвящённое назначению и основным принципам системы 5S;
  • инвентаризация всей техники, химии, инвентаря, расходных материалов на каждом объекте;
  • сортировка техники, химии, инвентаря, расходных материалов: часто используемые, редко используемые, неиспользуемые (по опыту прошедшего года);
  • освобождение рабочих мест от неиспользуемых и редко используемых предметов, передача их на хранение на склад компании;
  • разработка схемы организации каждого рабочего места и определение зон хранения всего перечня материалов, техники, инвентаря и т.д, визуализация мест хранения;
  • организация рабочих мест в соответствии с разработанной схемой, поддержание порядка.

Систематизация работы согласно постулатам системы 5С в компании разделена на несколько этапов:

  1. Систематизация процессов на объектах, обслуживаемых компанией. При этом, разработана очередность внедрения всех процессов, для каждого отдельного объекта, исходя из размера и сложности объекта.
  2. Систематизация процессов в офисах компании. Данный процесс поможет консолидировать и синхронизировать все бизнес процессы и процессы взаимодействия внутри компании, тем самым вывести взаимодействие с клиентом на новый уровень.

Таким образом, мы можем гарантированно получить преимущества в первую очередь, для каждого из наших заказчиков, для нас, как обслуживающей компании, и, что не мало важно, для каждого отдельно взятого сотрудника.

ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ 5С ДЛЯ КЛИЕНТА

  • Повышение уровня качества услуг;
  • Повышение скорости выполнения работ;
  • Повышение производительности труда;
  • Уменьшение затрат на закупку химии, инвентаря, расходных материалов;
  • Надежность поставок (только необходимых материалов);
  • Увеличение срока эксплуатации инвентаря и расходных материалов;
  • Управляемость и прозрачность рабочего процесса;
  • Взаимозаменяемость сотрудников обслуживающей компании.

ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ ДЛЯ СОТРУДНИКА

  • Сокращение адаптационного периода;
  • Поддержание постоянного порядка на рабочем месте, избегание повторного захламления;
  • Снижение утомляемости;
  • Сокращение времени на поиски, ожидания и другие потери;
  • Рост удовлетворенности работой.

ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ ОБСЛУЖИВАЮЩЕЙ КОМПАНИИ

  • Снижение количества ошибок работников;
  • Сокращение практики несоблюдения технологий;
  • Снижение вероятности несчастных случаев;
  • Экономия средств на меры по оптимизации процесса обслуживания;
  • Исключение дополнительных затрат из-за простоев техники в результате поломок и несоблюдения технологий.
  • Сокращение занимаемых площадей для их более эффективного использования, чем хранение неиспользуемых вещей;
  • Улучшение психологического климата в коллективе.
  • Главная
  • Блог
  • Tennant поглотил одного из крупнейших производителей товаров для клининга в Европе
InWhite Solutions