Система 5S: впорядковуй свій робочий простір - ставай ефективніше!

Get the best - be the best
Отримай краще - будь кращим

 

Система 5S: впорядковуй свій робочий простір - ставай ефективніше!

10 квіт. 2019

Сьогодні тільки ледачий не говорить про оптимізацію: процесів, виробництва, витрат трудових ресурсів і т.д. У вітчизняній сфері фасиліті на даний момент просто "ренесанс оптимізації". Сервісна компанія «ІНВАЙТ» давно працює в цьому напрямку-шукає варіанти зробити послугу для клієнта якісніше, а свою роботу на об'єктах ефективніше. Свого часу зробили ставку на інновації та впровадження їх в Україні. І, треба сказати, не помилилися, більш того, впровадження новинок буде тривати й надалі. Однак, на ряду з інноваціями, як показав досвід, необхідно в нинішній час зосередиться на внутрішніх процесах, ставати технологчнішими, ще більш корисними для свого клієнта, допомагати йому оптимізувати витрати.

В даному контексті найдорожчий у всіх сенсах ресурс - час. «Підкоривши» його собі, ми зможемо вийти на новий рівень ефективності. Зробити довше робочі зміни на об'єктах ми не можемо, а ось виконувати за одну робочу зміну більше роботи - реально. При цьому, додатково навантажувати і виснажувати персонал фізично ніхто не збирається. Є чіткі вимоги до розпорядку роботи співробітників, охорона праці і т.і. Тому ми розвантажили клінерів від рутинних щоденних пошуків інвентарю, витратних матеріалів і т.і. При цьому, ми не вводимо в штат нові штатні одиниці, а систематизуємо всі свої процеси відповідно до постулатів системи 5S.

Ми починаємо масштабний проект системних перетворень свого робочого простору на об'єктах.

РОЗПОДІЛ РОБОЧОГО ЧАСУ

  • 70% - ефективна робота;
  • 13% - пошук будь-чого;
  • 10% - очікування;
  • 7% - інші причини.
Розподіл робочого часу

* Дані проведених досліджень McKinsey

Крім того, що час, який співробітник витрачає на пошук будь-чого, не тільки не ефективно використовується, так ще за цей час персонал втомлюється більше, тому що результату немає. При цьому, дані неефективні витрати часу оплачує замовник.

Щоб виключити нераціональне використання робочого часу в змінах, тим самим мінімізувати нераціональні грошові витрати замовника, всі свої процеси компанія «ІНВАЙТ» стандартизує, згідно з постулатами системи 5S.

СИСТЕМА 5S - система організації робочого простору, що забезпечує ефективне і безпечне виконання робіт.

СИСТЕМА 5S - система організації робочого простору, що забезпечує ефективне і безпечне виконання робіт.

Варто відзначити, що, виходячи зі специфіки роботи компаній клінінгового напрямку, можна класифікувати окремі типи втрат через нераціональне використання робочого часу.

ТИПИ ВТРАТ

СИСТЕМА 5S - Час = гроші

Час = гроші.

13% часу робочих змін співробітники витрачають на пошуки будь-чого щодня. За цей час неефективно використаний час замовник платить гроші.

Зайві запаси = гроші

Регулярне замовлення непотрібного призводить до зайвих витрат. Нестача необхідного призводить до втрат часу і грошей. У захаращеному складі або побутовці складно визначити наявність або відсутність потрібних матеріалів, що може привести до проблеми з формуванням заявок на поставки: замовлення зайвого або недозамовлення необхідного. При цьому, на те, щоб визначити в захаращеному приміщенні необхідні позиції для замовлення, адміністратор, який курирує роботу сервісного персоналу обслуговуючої компанії на об'єкті, також витрачає більше часу. Ці витрати також є неефективними і в кінцевому підсумку виливаються в витрати замовника.

Непотрібні запаси вимагають додаткового місця зберігання;

Тривале зберігання запасів може призвести до їх псування і заважає роботі на даний момент. Дуже часто спостерігаються ситуації, коли в обмеженому просторі підсобного приміщення доводиться ставити матеріали один на одний: пляшки з хімією на пади, мікрофібру, мочалки і т.і. При цьому, під вагою встановлених зверху предметів пади або щітки прогинаються, пресуються, стають непридатними.

Впровадження системи 5S дає можливість знайти рішення за всіма типами втрат. Так, наприклад, однією з досить поширених проблем є зайві поставки хімії, витратних матеріалів і т.і. Застосування постулатів системи 5S в даному випадку дозволить знайти рішення, оптимізує процес поставок.

Проблема: зайві рухи, пошук

РІШЕННЯ

  • Стандартизація роботи;
  • Підвищення кваліфікації співробітників.

Проблема: непотрібне транспортування

РІШЕННЯ

  • Оптимізація розташування техніки, хімії, інвентарю;
  • Скорочення частоти поставок.

Проблема: зайві /запаси, яких не вистачає

РІШЕННЯ

  • Збільшення/зменшення партій поставок;
  • Скорочення/збільшення частоти поставок.

Проблема: очікування

РІШЕННЯ

  • Правильне розташування техніки;
  • Контроль технічного стану техніки, інвентарю.

Якщо в даному контексті говорити про очікування з точки зору простоїв техніки, то щоб попередити такі ситуації були розроблені наступні заходи:

  • навчання сервісного персоналу (клінерів), адміністраторів, фахівців техслужб (механіків) основним принципам системи 5S;
  • сортування і приведення в порядок всієї техніки;
  • виконання всіх необхідних регламентних роботи з обслуговування техніки;
  • розробка та оформлення карт технічного обслуговування обладнання і розміщення їх на робочих місцях;
  • виконання всіх необхідних робіт в суворій відповідності з картами технічного обслуговування;
  • моніторинг роботи обладнання з фіксацією всіх випадків зупинки (простою) кожної одиниці техніки, з обов'язковим зазначенням достовірної причини зупинки;
  • аналіз отриманої інформації і формулювання відповідних висновків і рекомендацій.

Проблема: порушення технологій

РІШЕННЯ

  • Система контролю якості;
  • TQM (total quality management).

КЛЮЧОВІ ПРИНЦИПИ І ВИГОДИ. ДЕТАЛІ

Ключові принципи і вигоди. Деталі

СОРТУЙ. ВИДАЛЕННЯ НЕПОТРЕБУ

МЕТА

Звільнити простір від непотрібних предметів. Непотрібні предмети ведуть до втрати простору, часу і грошей.

ЗАВДАННЯ

Класифікація предметів за їх необхідністю та частотою використання на робочих місцях.

ВИГОДИ

  • Збільшення терміну експлуатації інвентаря та витратних матеріалів;
  • Зменшення витрат на закупівлю хімії, інвентаря, витратних матеріалів;
  • Скорочення займаних площ для їх більш ефективного використання, ніж зберігання невикористовуваних речей.

ДОТРИМАННЯ ПОРЯДКУ. КОЖНА РІЧ НА СВОЄМУ МІСЦІ

Дотримання порядку. кожна річ на своєму місці

МЕТА

  • Раціонально розмістити предмети. Забезпечити надійний і безпечний доступ до всього необхідного. Зробити візуалізацію (маркування), так щоб брати і класти предмети на місце, було легко.

ЗАВДАННЯ

  • Стандартизувати роботу (розташування предметів, транспортування виробів, зберігання запасів, обслуговування клієнтів).

ПРАВИЛА

  • Визначення запасу кожного виду необхідних предметів (кількість, перелік);
  • Визначено ємності і місця для зберігання запасів (позначені стікерами, бірками, кодування формою і кольором). Підготовлено лотки і інші ємності для зберігання. Все простікеровано, кодовано, промарковано;
  • Забезпечено вільний доступ до часто використовуваних предметів;
  • Розміщення предметів забезпечує швидкість, легкість доступу до них і свободу їх переміщення;
  • Дотримано всіх заходів безпеки. Важкі речі, техніка, інвентар повинно розташовуватися нижче легких речей;
  • Зберігання повинно забезпечувати захист від бруду, пилу, утворення іржі. Для виключення забруднення застосовувати кришки, дверцята, чохли.

ВАЖЛИВО! У КОЖНОГО ПРАЦІВНИКА ПОВИННА БУТИ МОЖЛИВІСТЬ ЗНАЙТИ НЕОБХІДНЕ ПРОТЯГОМ 30 СЕКУНД!

ВИГОДИ

Раціональне розміщення = раціональне використання робочого часу

Головна складова вартості будь-якої послуги - заробітна плата співробітника.

Рівень заробітної плати залежить від:

  • кількості відпрацьованих змін,
  • кількості робочих годин у зміні,
  • рівня кваліфікації співробітника і т.і.

Раціональне використання робочого часу збільшує ефективність роботи і прямо впливає на якість послуг, що надаються.

Чим більше співробітник витрачає часу на пошуки або подолання великих відстаней, тим більше він втомлюється, і тим менше продуктивність його роботи.

У СКІЛЬКИ ОБХОДИТЬСЯ 13% РОБОЧОГО ЧАСУ ДЛЯ ЩОДЕННОГО ПОШУКУ БУДЬ-ЧОГО В МІСЯЦЬ?

Для розрахунку використовуємо середні показники кількості співробітників на об'єкті, їх заробітних плат, кількості робочих змін в розрізі місяця, тривалість робочих змін.

  • 10 співробітників на об'єкті;
  • середня ЗП 4 500 грн/міс;
  • 15,5 робочих змін на місяць на кожного співробітника;
  • 11 годин - тривалість робочої зміни;
  • 13% часу - 85,8 хвилин/за зміну.

4500/15,5/660 ХВ*15,5*85,8*10 = 5850 ГРН В МІСЯЦЬ.

Це ціла зарплата спеціальної людини - «шукача» :)

УТРИМАННЯ В ЧИСТОТІ. РОБОЧЕ МІСЦЕ КОМФОРТНЕ І БЕЗПЕЧНЕ

Утримання в чистоті. Робоче місце комфортне і безпечне

МЕТА

Утримання робочих приміщень в повній чистоті. Усунення несправностей для підтримки комфортних і безпечних робочих місць.

ЗАВДАННЯ

Регулярна перевірка свого робочого місця для підтримки порядку; Перевірка справності обладнання, техніки інвентарю.

Залучення до усунення неполадок відповідних служб.

ВАЖЛИВО! В ЦЬОМУ КОНТЕКСТІ ПРИБИРАННЯ - ЦЕ НЕ ТІЛЬКИ ПІДТРИМКА ПОРЯДКУ І ЧИСТОТИ, А Й ПЕРЕВІРКИ СПРАВНОСТІ РОБОЧИХ, ИНВЕНТАРЯ, ОБЛАДНАННЯ!

Даний постулат давно і успішно використовується на всіх об'єктах, що обслуговуються нашою компанією. Так, існує чітка процедура прийому-передачі змін, яка серед іншого передбачає процес передачі інформації про стан техніки, інвентаря і т.і. Ці дані, в свою чергу, формуються на підставі інформації, отриманої після останнього епізоду використання тієї чи іншої одиниці техніки або інвентаря за попередню зміну. Після використання, слідуючи чітким вимогам, відповідальний співробітник повинен привести в охайний вигляд техніку, інвентар. Під час приведення в порядок, проводиться огляд зовнішнього вигляду, основних технічних вузлів техніки, стан акумулятора, електропроводів, зливного шлангу, всмоктуючої балки і т.і. Якщо порушень або зауважень не виявлено - відповідний запис вноситися в журнал прийому-передачі змін. Якщо ж виявлені проблеми або зауваження, про це інформується технічна служба компанії, що відповідає за ремонт і обслуговування техніки, і за певною процедурою запускається процес ремонту і заміни техніки.

ВИГОДА

  • Підтримка чистоти і порядку в перспективі скорочують частоту та кількість поломок через неналежний догляд як за інвентарем, так і технікою.

СТАНДАРТИЗАЦІЯ. СТВОРЕННЯ СТАНДАРТІВ РОБОЧОГО МІСЦЯ, ОПЕРАЦІЙ

МЕТА

Зафіксувати досягнення і запобігти відкат до попередньої ситуації, коли робочі місця поступово будуть приходити в стан хаосу.

ЗАВДАННЯ

Найефективніші рішення, знайдені в ході попередніх кроків необхідно закріпити стандартом робочого місця. Розробити оптимальні прийоми роботи, обслуговування устаткування і техніки з використанням візуального контролю.

ВАЖЛИВО! СТАНДАРТИЗАЦІЯ - ЦЕ ПЕРЕТВОРЕННЯ ПРОЦЕДУР СОРТУВАННЯ ТА РАЦІОНАЛЬНОГО РОЗМІЩЕННЯ ПРЕДМЕТІВ І ПРИБИРАННЯ В ЗВИЧКУ!

ВИГОДА

  • Скорочення плинності персоналу за рахунок швидкої адаптації на об'єкті, і швидкого вивчення процесів роботи, згідно з технологічними картами.
  • Полегшення виявлення проблем та оперативне їх виправлення;
  • Підтримка стабільно високого рівня якості;
  • Забезпечення безпеки робіт, що проводяться.

ПРИКЛАДИ

  • Інформаційний стенд;
  • Прописання норм, єдиних стандартів і правил для кожного об'єкта;
  • Вказівки, де повинні знаходитися ті чи інші предмети;
  • Позначення обладнання, маркування, стікерування;
  • Попередження і оперативні нагадування;
  • Проведення навчання, інструкції щодо використання пам'ятки, схеми;
  • Визначення відповідальності за дотримання правил і норм для кожного співробітника компанії на об'єкті.

ВДОСКОНАЛЕННЯ. ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОСЯГНУТОГО, КОНТРОЛЬ

Вдосконалення. Збереження досягнутого, контроль

МЕТА

Підтримка виконання встановлених процедур перших чотирьох етапів – 4S, щоб запобігти відкат результату назад.

ЗАВДАННЯ

Забезпечити умови для виникнення бажання вдосконалювати результати. Забезпечити умови, при яких підтримання порядку і дисципліни гарантують більші вигоди, ніж їх відсутність.

МЕТОДИ

  • Самооцінка, оцінка керівником, регулярне проведення аудитів, в тому числі і на предмет відповідності системі 5S. Даний пункт може на постійній основі бути підконтрольний не тільки представниками нашої компанії, але і з боку замовника;
  • Оформлення інформаційної дошки плакатами з описом етапів впровадження системи, гасел, вимог, мотиваційними картинками «до» і «після»;
  • Розсилки з інформуванням про хід впровадження та результатами;
  • Обмін досвідом між об'єктами;
  • Мотивація. Проведення конкурсів, регулярне визначення кращих, застосування різних способів мотивації (Дипломи, грошові винагороди і т.і.).

Варто зазначити, що більшість з перерахованих вище заходів і стандартів, в рамках всіх робочих процесів наша компанія давно і успішно використовує. Решта постулатів, що впроваджуються на даний момент, покликані для того, щоб систематизувати процеси, синхронізувати всі внутрішні бізнес процеси і вимоги замовника, і, в кінцевому підсумку, звести в єдиний комплекс стандартів, правил і вимог, чітке дотримання яких на всіх етапах гарантуватиме ефективне використання робочого часу нашими співробітниками на обслуговуваних нами об'єктах.

Серед використовуваних нами стандартів, які також передбачені і системою 5S:

ВИМОГИ ДО КОМПЛЕКТАЦІЇ ВІЗКА

Фото 1 Вимоги до комплектації візка
Фото 2 Вимоги до комплектації візка

Самі розробники і виробники візків для прибирання подбали про те, щоб все необхідне для використовує в роботі клінер, було у нього під рукою, а всі виконувані роботи за допомогою візка не вимагали додаткових зусиль. Ергономіка і наповнення візка передбачені таким чином, щоб робота клінера була якомога ефективніше.

Візок обов'язково складається з:

  • Чохла для сміттєвого пакету і кришки;
  • Відер і системи віджиму.
  • Систем для сухого та вологого прибирання.
  • Якщо це система попереднього замочування - візок комплектується ємностями для чистих попередньо замочених мопів і брудних використаних мопів. При цьому, ємності відповідно промарковані (сині, червоні позначення).

Візок повинен бути укомплектовано:

  • Розчинами хімії необхідної для збирання, дезінфікуючими засобами, освіжувачами повітря, милом. ВАЖЛИВО!! Всі розчини повинні бути виключно в оригінальній тарі. Мікрофібрами, губками, ганчірками.
  • Сміттєвими пакетами, туалетним папером, серветками.
  • Інформаційними табличками «Вибачте, йде прибирання»;
  • Засобами захисту (рукавички).

ВАЖЛИВО! ВЕСЬ ПЕРЕЛІК ЗБИРАЛЬНОГО ИНВЕНТАРЯ, ЄМНОСТЕЙ ДЛЯ ХІМІЇ І Т.Д. ПОВИННІ БУТИ В ЧИСТО Й ОХАЙНО ВИГЛЯДІ.

ФОРМА. ВИМОГИ ДО ЗОВНІШНЬОГО ВИДУ СПІВРОБІТНИКІВ

Форма. Вимоги до зовнішнього виду співробітників

Всі елементи форми повинні бути чистими, випрасуваними, мати охайний вигляд;

  • Обов'язкова наявність бейджів;
  • Ґудзики, блискавки повинні бути в наявності і справними;
  • Взуття має бути закритим, зручним, в охайному стані;
  • Комплектація форми повинна відповідати прийнятим стандартам компанії;
  • Обов'язкова наявність засобів захисту (рукавички).

ВАЖЛИВО!

  • Всі елементи форми розроблені з урахуванням гігієнічних і естетичних вимог, без зайвих деталей (кишень і т.і.);
  • Додаткова наявність кишень передбачена в окремих елементах форми (фартухи).
  • При цьому, для спрощення процесів обслуговування наявність фартухів передбачено тільки у персоналу, з певним функціоналом (якщо обслуговувана зона не передбачає прибирання за допомогою візків; при оперативному усуненні непередбачених ситуацій, використання персоналом, який надає послуги з догляду за рослинами).

МАРШРУТНІ ЛИСТИ

Робочим простором для клінерів на об'єкті є не тільки місце зберігання запасів, технічні приміщення, а й безпосередньо торгові зали або загальні зони бізнес-центрів, офісів і т.і. з усіма обслуговуваними зонами.

Щоб оптимізувати витрати часу на процес обслуговування всього об'єкта, для кожного співробітника розроблені маршрутні листи з переліком:

  • Зон відповідальності кожного клінера;
  • Переліку необхідних дій;
  • Таймінгу і частоти обслуговування ввірених йому зон;
  • Послідовності обслуговування;
  • Хімічних засобів, техніки, інвентаря для різних зон.

ВАЖЛИВО! ВСЯ ІНФОРМАЦІЯ В МАРШРУТНИХ ЛИСТАХ МАКСИМАЛЬНО ВІЗУАЛІЗОВАНА, З ВИКОРИСТАННЯМ ДАНИХ ЗОН ОБСЛУГОВУВАННЯ. ТАКИЙ ПІДХІД Є НЕЗАМІННИМ ДЛЯ МАКСИМАЛЬНО ОПЕРАТИВНОЇ АДАПТАЦІЇ ПРАЦІВНИКІВ НА ОБ'ЄКТІ.

ІНФОСТЕНД

Foto1 Інфостенд
Foto 2 Інфостенд

Стандартизація куточка Сервісного співробітника:

  • Комплектація візка за стандартами Компанії;
  • Правила прийому-передачі змін;
  • Зовнішній вигляд сервісного співробітника;
  • Графік змін і обідніх перерв;
  • Порядок на робочому місці;
  • Інформація про Гарячу лінію для співробітників;

Найближчим часом стенди будуть доповнені інформацією по системі 5S.

МАРКУВАННЯ

Маркування

  • З метою захисту від перехресного забруднення, а також забезпечення вимог гігієни, інвентар, ємності для зберігання та витратні матеріали відповідно маркуються за допомогою кольорового кодування, згідно з переліком зон використання інвентаря:
  • Зони фудкортів: столи, підлоги і т.і.
  • Санітарні зони: умивальники, унітази і т.і.
  • Загальні зони: меблі, підлоги, стіни і т.і.
  • Дитячі та розважальні зони;
  • Адміністративні приміщення, офіси: столи, підлоги, санітарні зони, вертикальні поверхні, скла і т.і.

ВАЖЛИВО! ЗБЕРІГАННЯ ВИТРАТНИХ МАТЕРІАЛІВ І ИНВЕНТАРЯ З ВІДПОВІДНОЮ КОЛЬОРОВОЮ КОДИФІКАЦІЄЮ ЗДІЙСНЮЄТЬСЯ ОКРЕМО. ДЛЯ КОЖНОЇ ПОЗИЦІЇ ВИДІЛЕНО ОКРЕМЕ МІСЦЕ АБО ЄМНІСТЬ. ВСЕ ВІДПОВІДНО ПРОСТІКЕРОВАНО.

В цілому для наведення порядку на робочих місцях і впровадження системи 5S необхідно проведення наступних заходів:

  • короткострокове навчання сервісного персоналу (клінерів), адміністраторів, операційних менеджерів, присвячене перевагам і основним принципам системи 5S;
  • інвентаризація всієї техніки, хімії, інвентаря, витратних матеріалів на кожному об'єкті;
  • сортування техніки, хімії, інвентаря, витратних матеріалів: часто використовувані, ті, що рідко використовуються, не використовуються (з досвіду минулого року);
  • звільнення робочих місць від невикористовуваних і рідко використовуваних предметів, передача їх на зберігання на склад компанії;
  • розробка схеми організації кожного робочого місця і визначення зон зберігання всього переліку матеріалів, техніки, інвентаря, тощо, візуалізація місць зберігання;
  • організація робочих місць відповідно до розробленої схеми, підтримання порядку.

Систематизація роботи згідно постулатам системи 5S в компанії розділена на кілька етапів:

  1. Систематизація процесів на об'єктах, що обслуговуються компанією. При цьому, розроблена черговість впровадження всіх процесів, для кожного окремого об'єкта, виходячи з розміру та складності об'єкта.
  2. Систематизація процесів в офісах компанії. Даний процес допоможе консолідувати і синхронізувати всі бізнес процеси і процеси взаємодії всередині компанії, тим самим вивести взаємодію з клієнтом на новий рівень.

Таким чином, ми гарантовано отримаємо переваги, в першу чергу, для кожного з наших замовників, для нас, як обслуговуючої компанії, і, що не менш важливо, для кожного окремо взятого співробітника.

ПЕРЕВАГИ ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ 5S ДЛЯ КЛІЄНТА:

  • Підвищення рівня якості послуг;
  • Підвищення швидкості виконання робіт;
  • Підвищення продуктивності праці;
  • Зменшення витрат на закупівлю хімії, інвентаря, витратних матеріалів;
  • Надійність поставок (тільки необхідних матеріалів);
  • Збільшення терміну експлуатації інвентаря та витратних матеріалів;
  • Керованість і прозорість робочого процесу;
  • Взаємозамінність співробітників обслуговуючої компанії.

ПЕРЕВАГИ ВПРОВАДЖЕННЯ ДЛЯ ПРАЦІВНИКА:

  • Скорочення адаптаційного періоду;
  • Підтримка сталого порядку на робочому місці, уникнення повторного захаращення;
  • Зниження стомлюваності;
  • Скорочення часу на пошуки, очікування і інші втрати;
  • Зростання задоволеності роботою.

ПЕРЕВАГИ ДЛЯ ОБСЛУГОВУЮЧИХ КОМПАНІЙ:

  • Зниження кількості помилок працівників;
  • Скорочення практики недотримання технологій;
  • Зниження ймовірності нещасних випадків;
  • Економія коштів на заходи щодо оптимізації процесу обслуговування;
  • Виключення додаткових витрат через простої техніки в результаті поломок і недотримання технологій.
  • Скорочення займаних площ для їх більш ефективного використання, ніж зберігання невикористовуваних речей;
  • Покращення психологічного клімату в колективі.
  • Головна
  • Блог
  • Система 5S: впорядковуй свій робочий простір - ставай ефективніше!
InWhite Solutions